Проект Создание базы данных Колледж


Министерство образования и науки Республики Казахстан
Алматинское областное управления образования
ТКСиТ Проект на тему:
Создание базы данных
«Колледж»

Выполнили: студенты группы Т11ОП
Жетыбаева А.
Чекмарёв М.
Акасова Ж.
Анварханов С.
Исанова А.
Канатов А.
Курмангалиев Н.
Мукажанов А.
Проверила: Токарева Н.А.
Талдыкорган Цель нашего проекта- создать базу данных «Колледж», которой будут пользоваться секретари учебной части.
При создании проекта мы придерживались следующих этапов
Подготовительный:
Мы подготовили базу данных для нашего колледжа по группам ТУ. Наша цель: осуществить быстрый доступ к информации по учащимся и преподавателям в группах ТУ.
2.Планирование:
a. Нашу информацию мы взяли в учебной части колледжа.
b.Информацию данную нам мы попросили скинуть на флеш-карту.
с.Распределили обязанности между членами группы:
1) Жетыбаева Анастасия, Чекмарёв Михаил - создают БД.
2) Анварханов Самат, Курмангалиев Нурболат – создают объекты базы данных.
3)Исанова Айгерім, Мукажанов Алмаз - делают письменный отчёт.
4) Канатов Айболат, Акасова Жібек, Кошкимбаева Айдана- делают электронную призентацию.
3.Исследование:
a.Вся информация собранная нами находилась Excel-е.
b.Проанализировав собранную информацию, мы пришли к выводу какое количество таблиц нам надо создать в базе данных.
4.Результаты:
a. Мы проанализировали информацию .
b. Создали БД «Колледж», схему данных, объекты базы данных
5.Подготовка к защите проекта:
a.представление проекта; письменный отчёт
6.Презентация (отчёт):
Отчёт мы предоставляем в устной форме, с демонстрацией материалов и в письменной форме.
7.Оценка результатов и процесса
Проект разработан в полном объеме.
База данных XE "Базы данных" – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.
С понятием базы данных XE "Базы данных" тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации XE "визуализация" информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.
В мире существует множество систем управления базами данных XE "Базы данных" . Несмотря на то что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД XE "СУБД" опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access XE "Microsoft Access" , входящую в пакет Microsoft Office.
Проектирование базы данных XE "Базы данных"
Методически правильно начинать работу с карандашом и листом бумаги в руках, не используя компьютер. На данном этапе он просто не нужен. Неоптимальные решения и прямые ошибки, заложенные на этапе проектирования, впоследствии очень трудно устраняются, поэтому этот этап является основополагающим.
Разработка технического заданияТехническое задание на проектирование базы данных XE "Базы данных" должен предоставить заказчик. В нашем случае это были секретари учебной части.
Мы выяснили круг задач и потребностей заказчика.
Разработка структуры базы данных XE "Базы данных" Выяснив основную часть данных, можно приступать к созданию структуры базы, то есть структуры ее основных таблиц XE "таблица" .
1. Работа начинается с составления генерального списка полей XE "поля" – он может насчитывать десятки и даже сотни позиций.
2. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля XE "поля" .
3. Далее распределяют поля XE "поля" генерального списка по базовым таблицам XE "таблица" . На первом этапе распределение производят по функциональному признаку. Цель – обеспечить, чтобы ввод данных в одну таблицу производился, по возможности, в рамках одного подразделения, а еще лучше – на одном рабочем месте.
4. В каждой из таблиц XE "таблица" намечают ключевое поле. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Например, для таблицы данных о студентах таким поле может служить индивидуальный шифр студента. Для таблицы, в которой содержаться расписание занятий, такого поля XE "поля" можно и не найти, но его можно создать искусственным комбинированием полей «Время занятия» и «Номер аудитории». Эта комбинация не повторима, так как в одной аудитории в одно и то же время не принято проводить два различных занятия. Если в таблице вообще нет ни каких полей, которые можно было бы использовать, как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.
5. С помощью карандаша и бумаги расчерчивают связи между таблицами XE "таблица" . Такой чертеж называется схемой данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля XE "поля" , причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.
6. Разработкой схемы данных заканчивается «бумажный» этап работы над техническим предложением
Если схема данных составлена правильно, подключать к базе новые таблицы XE "таблица" нетрудно. Если структура базы нерациональна, разработчик может испытать серьезные трудности и войти в противоречие с заказчиком. Противоречия исполнителя с заказчиком всегда свидетельствуют о недостаточной квалификации исполнителя. Именно поэтому этап предварительного проектирования базы данных следует считать основным. От его успеха зависит, насколько база данных станет удобной, и будут ли с ней работать пользователи.
На этом этапе завершается предварительное проектирование базы данных XE "Базы данных" , и на следующем этапе начинается ее непосредственная разработка. С этого момента следует начать работу с СУБД XE "СУБД" .
Создание базы данных XE "Базы данных"
Создание базы данных XE "Базы данных" с помощью мастера1.При запуске Microsoft Access XE "Microsoft Access" открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных XE "Базы данных" или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Запуск мастера, а затем нажмите кнопку ОК.

Если база данных XE "Базы данных" уже была открыта или если было закрыто первое диалоговое окно, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов.
2.Установите указатель на нужный значок шаблона базы данных XE "Базы данных" и дважды нажмите кнопку мыши.
3.Укажите имя и каталог для создаваемой базы данных XE "Базы данных" .
4.Чтобы начать создание новой базы данных XE "Базы данных" , нажмите кнопку OK.
Создание базы данных XE "Базы данных" без помощи мастера1.При запуске Microsoft Access XE "Microsoft Access" открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных XE "Базы данных" или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Новая база данных, а затем нажмите кнопку ОК.
Если база данных XE "Базы данных" уже была открыта или уже закрыто окно запуска, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значок новой базы данных.
2.Укажите имя и каталог базы данных XE "Базы данных" и нажмите кнопку ОК.
После создания пустой базы данных XE "Базы данных" необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.
Создание таблицы XE "таблица"
В Microsoft Access XE "Microsoft Access" существует два способа создания таблицы XE "таблица" . Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника.
Создание новой пустой таблицы XE "таблица"

В Microsoft Access XE "Microsoft Access" существует четыре способа создания пустой таблицы XE "таблица" .
1.Использование мастера баз данных для создания всей базы данных XE "Базы данных" , содержащие все требуемые отчеты XE "отчеты" , таблицы XE "таблица" и формы XE "формы" , за одну операцию. Мастера баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.
2.Мастер таблиц XE "таблица" позволяет выбрать поля XE "поля" для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.
3.Ввод данных непосредственно в пустую таблицу XE "таблица" в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access XE "Microsoft Access" данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.
4.Определение всех параметров макета таблицы XE "таблица" в режиме конструктора.
Независимо от метода, примененного для создания таблицы XE "таблица" , всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей XE "поля" , установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.
Создание таблицы XE "таблица" при помощи мастера таблиц
1.Переключитесь в окно базы данных XE "Базы данных" . Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.
2.На вкладке Таблица XE "таблица" нажмите кнопку Создать.
3.Дважды щелкните элемент «Мастер таблиц XE "таблица" ».
4.Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера таблиц XE "таблица" .
Примечание. В случае необходимости по окончании работы с мастером таблиц XE "таблица" изменить или расширить полученную таблицу можно в режиме конструктора.
Создание таблиц XE "таблица" путем ввода данных в таблицу1.Переключитесь в окно базы данных XE "Базы данных" . Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.
2.На вкладке Таблица XE "таблица" нажмите кнопку Создать.
3.Дважды щелкните элемент «Режим таблицы XE "таблица" ». На экране появится пустая таблица, состоящая из 20 столбцов и 30 строк. По умолчанию задаются следующие имена столбцов: «Поле1», «Поле2» и т. д.
4.Для переименования каждого столбца дважды щелкните название столбца, введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access XE "Microsoft Access" , и нажмите клавишу ENTER.
5.Если таблица XE "таблица" должна содержать более 20 столбцов, то можно добавить дополнительные. Для этого нажмите кнопку мыши справа от столбца, рядом с которым необходимо разместить новый, и в меню Вставка выберите команду Столбец. Переименование столбцов описано в шаге 4.
6.Введите данные в таблицу XE "таблица" .
Вводите в каждый столбец данные определенного типа (в таблицах XE "таблица" Microsoft Access XE "Microsoft Access" каждый столбец называют полем). Например, вводите в один столбец фамилии, а в другой имена. При вводе чисел, значений дат и времени необходимо использовать согласованные форматы, чтобы Microsoft Access мог автоматически определить соответствующий тип данных и формат отображения столбца. Все столбцы с неизмененными именами, оставленные пустыми, будут удалены при сохранении таблицы.
7.Закончив ввод данных вовсе нужные столбцы, нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, чтобы сохранить таблицу XE "таблица" .
8.При сохранении таблицы XE "таблица" выводится приглашение создать ключевое поле. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, такие как инвентарные номера или коды, еще не были введены, то рекомендуется нажать кнопку Да. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, введены, то это поле можно определить как ключевое.
Таблицы XE "таблица" – это основные объекты любой базы данных XE "Базы данных" . Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля XE "поля" , их типы и свойства).
Всю собранную информацию мы разместили в пяти созданных таблицах. Рассортировали по данным.
-25070230537Рис.1

Рис.1

Создание новой таблицы.
178137228663Рис. 3

00Рис. 3

-247650153035Рис. 2

Рис. 2


446558143488Рис.4

00Рис.4


Запросы XE "запросы"
Запросы
Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц XE "таблица" и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов XE "запросы" выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.
173289186405Рис. 5

00Рис. 5


Формы
Если запросы XE "запросы" – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы XE "формы" – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей XE "поля" , которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.
Создание форм XE "формы"

Пользователь имеет возможность создать форму XE "формы" самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access XE "Microsoft Access" выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора.
Для создания простой формы XE "формы" , содержащей один столбец, используется кнопка Новый объект.
Создание формы XE "формы" с помощью автоформыАвтоформа создает форму XE "формы" , в которой отображаются все поля XE "поля" и записи выбранной таблицы XE "таблица" или запроса XE "запросы" . Каждое поле расположено на отдельной строке, с левой стороны от которой отображается надпись к данному полю.
1.В окне базы данных XE "Базы данных" выберите вкладку Таблицы XE "таблица" или Запросы XE "запросы" .
2.Выберите таблицу XE "таблица" или запрос XE "запросы" , на основе которых необходимо создать форму XE "формы" , или откройте их в любом режиме.
3.Нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выберите элемент Автоформа.
Создание формы XE "формы" с помощью мастера
1.В окне базы данных XE "Базы данных" выберите вкладку Формы XE "формы" .
2.Нажмите кнопку Создать.
3.В диалоговом окне Новая форма XE "формы" выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна.
4.Выберите имя таблицы XE "таблица" или запроса XE "запросы" , содержащих данные, на основе которых будет создана форма XE "формы" .
Примечание. При использовании мастера форм XE "формы" источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне мастера.
5.Нажмите кнопку OK.
6.Если на шаге 3 были выбраны Мастер форм XE "формы" , Диаграмма или Сводная таблица XE "таблица" , то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера. При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличная форма создается автоматически.
Изменить созданную форму XE "формы" можно в режиме конструктора.
Создание формы XE "формы" без помощи мастера1.В окне базы данных XE "Базы данных" выберите вкладку Формы XE "формы" .
2.Нажмите кнопку Создать.
3.В диалоговом окне Новая форма XE "формы" выберите пункт Конструктор.
4.Выберите имя таблицы XE "таблица" или запроса XE "запросы" , содержащих данные, на основе которых будет создана форма XE "формы" . Если форма не будет содержать данных (например, если форма будет использоваться как кнопочная для открытия других форм или отчетов XE "отчеты" или как специальное диалоговое окно), ничего не выбирайте в списке.
Примечание. Форма XE "формы" , использующая данные из нескольких таблиц XE "таблица" , должна быть основана на запросе XE "запросы" , включающем эти таблицы.
5.Нажмите кнопку OK.
-5387133000Рис. 6

00Рис. 6


Отчеты XE "отчеты"
По своим свойствам и структуре отчеты XE "отчеты" во многом похожи на формы XE "формы" , но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
Создание отчета XE "отчеты"

Пользователь имеет возможность разработать отчет XE "отчеты" самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access XE "Microsoft Access" выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
Создание отчета XE "отчеты" с помощью мастера
1.В окне базы данных XE "Базы данных" выберите вкладку Отчеты XE "отчеты" .
2.Нажмите кнопку Создать.
3.В диалоговом окне Новый отчет XE "отчеты" выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
4.Выберите имя таблицы XE "таблица" или запроса XE "запросы" , содержащих данные, по которым строится отчет XE "отчеты" .
Примечание. Microsoft Access XE "Microsoft Access" по умолчанию использует эту таблицу XE "таблица" или запрос XE "запросы" как базовый источник данных для отчета XE "отчеты" . Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля XE "поля" из других таблиц или запросов.
5.Нажмите кнопку OK.
6.Если на шаге 3 выбран мастер отчетов XE "отчеты" , мастер диаграмм или мастер наклеек, выполняйте инструкции мастера, выводящиеся в диалоговом окне. Если выбран один из мастеров автоотчетов, отчет создается автоматически.
Создание отчета XE "отчеты" без помощи мастера1.В окне базы данных XE "Базы данных" выберите вкладку Отчеты XE "отчеты" .
2.Нажмите кнопку Создать.
3.В диалоговом окне Новый отчет XE "отчеты" выберите пункт Конструктор.
4.Выберите имя таблицы XE "таблица" или запроса XE "запросы" , содержащих данные, по которым строится отчет XE "отчеты" . (Если требуется создать свободный отчет, не выбирайте имя из списка).
Для того чтобы использовать в отчете XE "отчеты" данные из нескольких таблиц XE "таблица" , создавайте отчет на основе запроса XE "запросы" .
5.Нажмите кнопку OK.
-79375101600Рис.7

00Рис.7


Заключение
Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции, согласно которой данные должны быть организованы в базы данных XE "Базы данных" с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД XE "СУБД" ).
Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД XE "СУБД" . Для обеспечения одновременного доступа к данным множества пользователей, нередко расположенных достаточно далеко друг от друга и от места хранения баз данных, созданы сетевые мультипользовательские версии БД основанных на реляционной структуре. В них тем или иным путем решаются специфические проблемы параллельных процессов, целостности (правильности) и безопасности данных, а также санкционирования доступа.
Целью этой работы является создать базу данных XE "Базы данных" в СУБД XE "СУБД" ACCESS, которая должна будет автоматизировать работу колледжа.

Приложенные файлы


Добавить комментарий